كيفية إعداد التقارير بتقييم الأداء بمصر الجديدة
هبه الخولي / القاهرة
تعتبر كتابة التقارير وعرض البيانات من الفنون والمهارات الأساسية التي يجب توفرها في الموظف أياً كانت وظيفته لحاجته الدائمة إلى إعداد وكتابة تقارير عن عمله وعرض بيانات لرؤساءه وهو ما يتطلب بطبيعة الحال مجموعة من المهارات الخاصة في مرحلة الإعداد للكتابة .
لنجد أن معد التقرير يعتمد على الحقائق المجمعة من مصادر محددة تمليها طبيعة وموضوع التقرير، و المعلومات المعروضة فيه .
مرتكزة على وصف ونقل الوقائع والأحداث الفعلية للمشكلة أو الموضوع،
والنتائج المستخلصة من المعلومات التي تم جمعها أو وصف الواقعة أو الحالة التي يتوصل إليها معد التقرير من خلال التحليل العلمي.
وبناءاً على النتائج التي يتوصل إليها معد التقرير والمدعومة بالحقائق والمعلومات الموثقة بالتقرير، يتم استخلاص المقترحات و التوصيات.
في هذا الشأن تفضلت الدكتورة أماني عثمان مدير عام هيئة تنمية الصعيد في ثاني أيام الورشة التدريبية ” تنمية مهارات مسئولي المتابعة وتقييم الأداء ” الذي تنفذة المركزية لإعداد القادة الثقافيين بمصر الجديدة ، للعاملين بديوان عام الهيئة والأقاليم الثقافية بتوضيح أن التقريرأُعد أساساً لتوفير معلومة محددة الهدف منها مساعدة ومساندة متخذ القرار لمشكلة أو موضوع التقرير .
وأن التقارير ماهي إلا عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين، أو مشكلة محدودة، عرضًا تحليليًا ميسرًا، مع ذكر الاقتراحات والتوصيات بصورة منظمة تسعى للكشف عن مسألة ما، في صورة مستند قصير مختصر ومباشر، يُكتب عادة لهدف معيّن وجمهور محدّد.
فغالبًا ما يتطرّق التقرير إلى تحليل موقف أو مشكلة معيّنة، ويقدّم توصيات لاتخاذ القرارات مستقبلاً. ويُعرف عنه أنّه ورقة حقائق لذا يجب أن تكون واضحة حسنة التنظيم. وأن التقارير تختلفها في شكلها من تقاريررسمية وغير الرسمية طويلة وقصيرة إعلامية وتحليلية ، وهناك أيضاً تقارير المقترحات التي تشمل في طياتها التقارير الرأسية أو الجانبية ، الداخلية أو الخارجية ، الدورية أو الوظيفية متناولة كل نوع بالشرح والتفصيل وضرب أمثلة لكل نوع .
ثم تناولت بالشرح آليات كتابة التقارير والفرق بين كتابة التقرير المالي و المقترح كلُ حسب استخدامه وأن كل نوع يكون له طريقة وخطوات في الإعداد التي في مجملها أساساً واحداً قائمة على تحديد الشروط المرجعية ،وتحديد إجراءات الكتابة ،والعثور على المعلومات، وتحديد الهيكل العام للتقريرمن خلال إعداد مسودة أولية بتحليل المعلومات التي تمّ العثور عليها وتحضير الخاتمة ،وتقديم التوصيات من خلال إعداد الملخص التنفيذي وفهرس المحتويات وتجميع قائمة المراجع النهائية والتدقيق فيها .
وبذلك يكون التقرير جاهزًا للتسليم ولكن في بعض الأحيان قد نحتاج إلى تجهيز أكثر من مسودة أولية قبل ظهور التقرير في صورته النهائية
ثم تناولت الأهداف الرئيسة من كتابة التقارير والتي من بينها إكساب المتدرب مهارات علمية ومعلومات عميقة، ومساعدة كاتب التقرير على تنمية مهاراته من خلال إكسابة فرصة ممارسة القراءة النقدية والوصول للخبرة والمعرفة من خلال خبرة السابقين ومعرفتهم
ثم تناولات مجالات ، وخصائص التقرير الجيد من وضوح ودقة وذلك باستعمال الألفاظ الشائعة، والابتعاد عن المصطلحات الغامضة والمبهمة.
وأن يكون التقرير مقنعًا فيما يعرضه من معلومات؛ ليجذب انتباه المتلقي.
وأن تُعرض المعلومات بأسلوب موضوعي محايد غير متحيز يتميز بحسن
الترتيب والتنسيق تبرز فيه النتائج بوضوح ودقة وأمانة في عرض مشكلة التقرير، واستقاء المعلومات مباشرة من مصادرها الأساسية، مع مراعاة قواعد اللغة العربية، بما فيها قواعد الربط الكتابي وأدواته، بدعم ما يتضمنه التقرير بالأدلة والبراهين مع التحليل والتوضيح.
ثم تناولت مراحل إعداد التقرير من تصور المشكلة والموضوع وتحديده بدقة ،وتصور الخطوات التي يتبعها الكاتب.
وأن يكون الكاتب قد استقصى كل ما يتعلق بالموضوع الذي يجب أن يكتب عنه. وأن يحلل ما جمع، وأن يفسر ما استقصى، وأن يتأكد من صحة هذه المعلومات من مصادرها لإظهار النتيجة المرجوة من التقرير ،وفي النهاية يتم كتابة توصيات إن وجدت ولزم الأمر.
خاتمة المحاضرة بالتشديد على ضرورة الاهتمام بالجوانب الفنية في التقرير كالعناية بالمقدمة والخاتمة، وعلامات الترقيم، وجودة الخط، وتوضيح الأفكار…الخ، والقيام بطباعته وتنسيقه وترتيبه.
